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Einen Newsletter verschicken

Der Newsletter des LINKEN CMS ist bereits (fast) vollständig vorbereitet, so dass Sie Ihre Besucher*innen bequem per E-Mail über Neuigkeiten und Termine informieren können. Folgende Schritte sind dafür notwendig:

1. Einen Newsletter anlegen

  • Den Ablageort für Ihren Newsletter finden Sie im Backend in der mittleren Spalte (Seitenbaum) relativ weit unten. Er besteht, so lange Sie noch nichts daran verändert haben, aus dem Ordner "Newsletter Website-Name" und einem darin abgelegten Beispiel-Newsletter namens "27.04.2018".
  • Kopieren Sie zunächst den Beispiel-Newsletter in den selben Ordner (rechte Maustaste - kopieren. Rechte Maustaste - einfügen nach). Dann sollte der Bereich in Ihrem Backend so aussehen, wie in den Screenshots rechts.
     
  • Mit einem Klick auf die Kopie der Vorlage gelangen Sie wie gewohnt in den Bearbeitungsmodus. Öffnen Sie den Newsletter in einem weiteren Browser-Tab in der Frontend-Ansicht. Nun können Sie die Vorlage beliebig anpassen. Sie können Texte, Bilder und News verwenden. Ein Inhaltsverzeichnis mit Sprungmarken erzeugen Sie, indem Sie Elemente vom Typ "Überschrift" verwenden - das Inhaltsverzeichnis wird dann beim Speichern automatisch erstellt. Der Seitentitel, den Sie angeben, wird später als Betreff Ihrer E-Mail ausgegeben.
     
  • Achten Sie darauf, das Datum des Versandes korrekt anzugeben. Es wird nicht automatisch aktualisiert.
     
  • Übrigens: Sie können Ihre Newsletter-Abonnenten persönlich anreden (z.B. Hallo Max Mustermann), wenn Ihre Empfängerliste vom Typ "CSV" ist. Setzen Sie dazu die Formel ###USER_name### (genau wie hier dargestellt) an die Stelle, an welcher der Name erscheinen soll. Verwenden Sie geschlechtsneutrale Anreden, wie zum Beispiel Hallo Max Mustermann oder Liebe/r Max Mustermann. Achten Sie bitte darauf, dass Sie den Platzhalter nur verwenden, wenn Ihre Empfängerliste im CSV-Format vorliegt.

2. Newsletter-Kopf und Intro gestalten

  • Den Kopf Ihres Newsletters passen Sie über die Felder " Erste Zeile: Struktur (optional, z.B. Kreisverband)", " Zweite Zeile: Typ dieser Ausgabe (optional, z.B. Pressemeldung)" und " Zweite Zeile: Titel dieser Ausgabe" an. Alle drei Felder finden Sie in den Seiteneigenschaften des Newsletters. Markieren Sie dazu die gewünschte Newsletter-Ausgabe im Backend in der mittleren Spalte (Seitenbaum) und klicken Sie dann in der rechten Spalte (Bearbeitungsfenster) ganz oben auf den kleinen Bleistift ("Seiteneigenschaften bearbeiten"). Die ersten beiden Felder sind optional. Das dritte entspricht dem Titel der Seite und muss ausgefüllt werden. Der dort eingetragene Text wird gleichzeitig der Betreff Ihrer Mail an Ihre Newsletterabonnent*innen.
     
  • Sie können per Newsletter auch Listen mit Anreißern von Nachrichten und Terminen, oder einzelne Nachrichten und Termine versenden. Dazu legen Sie im Newsletter einfach ein Nachrichten-Plugin an, wie hier beschrieben ...
    Ein Plugin vom Typ "Detailansicht" zeigt eine einzelne Nachricht an, ein Plugin vom Typ "Listenansicht" erzeugt entsprechend eine Liste. Dabei stehen Ihnen drei Layouts zur Verfügung:
    • Nachrichtenliste: Bilder linksbündig ohne Anschnitt
    • Nachrichtenliste: ohne Bilder
    • Nachrichtenliste: Linkliste aus Überschriften

      Sie können den Newsletter natürlich beliebig um weitere Inhaltselemente ergänzen.
       
  • Als weiteres Gestaltungselement können Sie Ihren Newsletter mit einem Intro versehen, z.B. einem Editorial oder einer besonders wichtigen Nachricht. Sie können frei entscheiden, ob das Intro aus einem Bild, einem Text oder beidem besteht. Das Intro tragen Sie in den Eigenschaften der Seite im Reiter Newsletter Intro ein.

3. Den Newsletter verschicken

Wenn Sie mit der Gestaltung Ihres Newsletters fertig sind, geht es an den Versand. Wechseln Sie dazu im Backend in der linken Spalte (Module und Ansichten) in den Bereich "Direct Mail" - das ist das Modul, das für alle Funktionen rund um den Newsletter zuständig ist. Sie finden das Modul ganz unten am Ende der Auflistung.

Nun werden Sie im rechten Fenster aufgefordert, den Ablageort Ihres Newsletters auszuwählen. Klicken Sie also in der mittleren Spalte (Seitenbaum) auf den Ordner, in dem Ihr Newsletter liegt (in der Regel können Sie hier nur einen einzigen Ordner auswählen). Nun öffnet sich in der rechten Spalte ein Formular, das Sie Schritt für Schritt durch den Versandprozess leitet. Im Einzelnen:

  • Wählen Sie als Quelle "Interne Seite" aus
  • Klicken Sie in der nun offenen Liste auf Ihren aktuellen Newsletter (auf den Titel, oder rechts auf das Symbol "Newsletter erstellen"
  • Überprüfen Sie auf der nächsten Seite, ob alle Metadaten korrekt sind. Wenn Sie das Modul "Mein LINKES CMS" sowie die Seiteneigenschaften Ihres Newsletters korrekt ausgefüllt haben, sollten hier alle Angaben zu Absender und Organisation korrekt sein. Korrigieren Sie gegebenenfalls die Angaben, indem Sie rechts oben auf den Bleistift ("Ändern") klicken. Alle Angaben zu Typ, Format und weiteren Parametern lassen Sie bitte unverändert
  • wechseln Sie zu Schritt 3, indem Sie oberhalb der Metadaten auf "Weiter" klicken". 
  • Nun haben Sie die Möglichkeit, eine einfache Test-Mail an eine beliebige Adresse zu verschicken. Beachten Sie bitte, dass hier nicht alle Funktionen enthalten sind! Die personalisierte Anrede wird in der einfachen Testmail nicht angewandt, ebenso werden die Links im Newsletter und evtl. die Sprungmarken vom Inhaltsverzeichnis nicht korrekt funktionieren.
  • Im letzten Schritt können Sie die gewünschte Empfängerliste auswählen. Mit einem Klick auf "An alle Empfänger der Versandgruppe versenden" wird Ihr Newsletter verschickt.

4. Verteilerpflege

Einige Stunden oder Tage nach dem Versand, spätestens aber vor dem nächsten Versand, sollten Sie Ihren Verteiler aktualisieren. Überprüfen Sie dazu das Antwort-Postfach des Newsletters auf Rückläufer, und entfernen Sie diese Adressen von Hand aus der Empfängerliste. Auch Empfänger*innen, die nicht die "Abmelden"-Funktion genutzt haben, sondern sich per E-Mail abgemeldet haben, müssen von Hand gelöscht werden.

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Unser Tipp

Achten Sie darauf, dass Ihr Newsletter immer einen Link zum Abmelden aus dem Verteiler enthält! Diesen können Sie automatisch im Impressum anzeigen lassen. Öffnen Sie dafür die Eigenschaften Ihres Newsletters und tragen Sie unter "Newsletterfuß - Newsletter abbestellen Link" die Seite ein, auf der sich Ihr Formular zur An- und Abmeldung befindet. Standardmäßig ist das der Bereich "Service" - "Newsletter".

Support

Sie haben Fragen, die hier nicht beantwortet werden? Schauen Sie doch einmal in unser Support-Forum, vielleicht finden Sie dort Hilfe.

Oder brauchen Sie weitere Unterstützung? Dann melden Sie sich bei uns – wir helfen Ihnen gerne weiter. websupport@minuskel.de

Unser Tipp

Wenn Sie sicherstellen möchten, dass wirklich alle Funktionen Ihres Newsletters korrekt sind, können Sie das folgendermaßen tun:

Legen Sie eine Empfängerliste vom Typ "CSV" an. Nennen Sie sie z.B. "Testempfänger" o.ä., und bestücken Sie sie mit eigenen, hausinternen Adressen und Namen. Idealerweise verwenden Sie dabei Adressen verschiedener E-Mail-Dienste, Clients (Outlook, Thunderbird, etc.) usw. So können Sie den Newsletter wie beschrieben verschicken, aber zunächst nur die interne Empfängerliste verwenden. Dabei können Sie alle Links, die persönliche Anrede, die E-Mail-Größe, das Layout usw. unter "Live-Bedingungen" überprüfen. Sind Sie mit dem Ergebnis zufrieden, durchlaufen Sie den Versandprozess einfach erneut und verschicken den Newsletter an die "echten" Empfänger.